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Optimizar en el proceso de compras va a aportar grandes beneficios a la empresa. Uno de los primeros objetivos del departamento de compras va a ser precisamente optimizar al máximo el procedimiento de compras.

Cuáles son los beneficios de optimizar las compras:

• Reducir costos
• Disponer de mayor capital de trabajo
• Mejorar la competitividad
• Mejorar la calidad de los productos

A continuación vamos a ver cuáles son los factores en los que debemos incidir para implementar las mejoras para llevar a cabo una óptima gestión de compras.

Compromiso de Conducta

En este Compromiso se desarrollan estos principios y se concretan algunas de las guías de conducta que rigen nuestra actuación en el ejercicio de la función de Compras.

Todos los empleados del Área de Compras tienen la obligación y el compromiso de respetar estos principios, así como el deber de informar a su superior jerárquico de cualquier incumplimiento del que sean conocedores.

1. Lealtad
2. Honestidad

El departamento de compras tiene una gran relevancia para las empresas. Este departamento gestiona las necesidades de producción de la empresa al proveerla de las necesidades que demanda y también es el área en la que se genera el proceso de pagos a proveedores.

¿Cuál es el principal objetivo de todo departamento de compras? Muy sencillo y simple: se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. Pero no será tan sencillo como parece. Os mostramos el camino que sigue una compra desde que se detecta la necesidad hasta el archivo de la factura.

El departamento de compras de una empresa tiene la responsabilidad y el objetivo de adquirir tanto productos como servicios a un precio competitivo y que la calidad no se resienta, para ello, uno de los pilares en los que debe llevar a cabo su función es un buen programa de compras.

Toda empresa competente ha de contar con un buen programa de compras donde se especifique cada paso a dar para la adquisición de materiales y suministros que va a necesitar en todo momento.

En este programa de compras tienen que estar bien definidos varios aspectos:

• Las fechas de inicio para la petición de suministros y materiales
• Los tiempos de margen de que dispone
• Las fechas límite para tener dichos materiales.

El departamento de compras es esencial para toda empresa que aspire a la expansión y al correcto funcionamiento, tanto logístico, como financiero, como administrativo. Todo ello se multiplica si la empresa es un hotel, el departamento de compras pasa entonces a ser algo imprescindible para el óptimo funcionamiento del negocio, ya que se tiene que abastecer un suministro y unas exigencias diarias.

Para programar el correcto funcionamiento del hotel, hay que elaborar un plan de negocio, que incluye un plan de ventas y un control escrupuloso de la ocupación que se tenga en cada momento, siempre trabajando a priori, es decir, antes que se produzca la ocupación. Eso conlleva que en ocasiones se trabaje con reservas que más tarde pueden fallar, expectativas por la temporada…Lo que es imperdonable es descubrir la falta del producto o servicio cuando el cliente ya está en el hotel. Una mala imagen puede ser terrible para la reputación del negocio.

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido de una empresa, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Y para ello se necesita la imprescindible colaboración de los proveedores.

Además de los clientes, los proveedores también son una pieza clave para el funcionamiento de una empresa. Para el departamento de compras de una empresa, la elección y la relación con los proveedores es algo que determinará el éxito en la gestión del departamento, y por lo tanto de la propia empresa.

Muchos son los criterios que un departamento de compras ha de tener en cuenta a la hora de elegir proveedores. El instinto y la experiencia del director de compras o el/la encargado/a de seleccionarlos será crucial.

El departamento de compras es un elemento clave para cualquier empresa y saber comprar o no saber es la diferencia entre el éxito de una empresa o su fracaso. Así de simple y así de complejo a la vez. Lógicamente en el éxito de una empresa intervienen muchos factores, pero uno, sin duda, es la eficacia del departamento de compras.

Las principales funciones del departamento de compras son: la búsqueda y selección de proveedores,  la negociación con esos proveedores de precios, calidades y plazos de entrega, optimización de gastos y la cooperación con otros departamentos de la empresa.

El departamento de compras (y todos los miembros que lo componen) debe poseer las siguientes cualidades:

El director de compras, como cualquier otro ejecutivo, ha de tener muy claras sus obligaciones y sus responsabilidades. A la vez, también tiene ciertos límites que es muy recomendable no traspasar.

En este blog ya hemos hablado de cómo ha de ser un buen director de compras, todas las aptitudes que ha de tener para saber manejarse en situaciones bajo presión y tener la capacidad de hacer rendir óptimamente la plantilla que tiene bajo su dirección: el departamento de compras.

Hoy queremos hablaros de qué límites no debe traspasar el director de compras por el buen funcionamiento del departamento y una mayor productividad. Tenemos que tener claro que el director de compras es el máximo responsable de su departamento, él es el encargado que el ambiente reinante sea el mejor, que no haya problemas y tener la rapidez de movimientos para subsanarlos cuando se dan.

Cuáles son los límites en la gestión del director de compras

Las compras, es decir el suministro de materiales y servicios, para una empresa es hoy día un punto esencial para el equilibrio de su balance económico. Debido a la crisis económica, el presupuesto para esas compras ha disminuido y el departamento de compras debe hacer hincapié en el ahorro de costes y en la optimización de sus compras, para ello será vital su relación con los proveedores, y especialmente la negociación con esos proveedores.

Comprar es fácil, cualquiera puede hacerlo, la clave es comprar bien y poder ahorrar un dinero esencial para la empresa. Tanto el departamento de compras como los proveedores conocen el terreno por el que se mueven, la cuestión clave es anticiparse a él y preparar el camino para una ventajosa negociación con los proveedores. El objetivo final es poder comprar más barato pero nunca mermando la calidad de los productos, materiales o servicios adquiridos.

¿CÓMO NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES?

Estamos en un contexto económico global de gran inestabilidad y éste inevitablemente se transmite a las empresas. Éstas para adecuarse a los recortes, en muchos casos imprescindibles para la supervivencia de la empresa, han de ajustarse a presupuestos inferiores a los de años anteriores.

En este contexto el departamento de compras se convierte en un pilar fundamental para la sostenibilidad de la empresa. El departamento de compras se encuantra en la complicada situación de hacer lo mismo que antes, o superarlo, con menos recursos. En esta equación de sumas y restas para que cuadren presupuestos cada vez más ajustados es fundamental, por lo tanto, el director de compras.

El director de compras ya no puede basarse únicamente en la experiencia adquirida estos años atrás, ha de saber adaptarse a un nuevo contexto económico que le exigirá resultados con menos recursos, tanto humanos como económicos. Entonces ¿Cómo ha de ser un buen director de compras?